Datenschutzrichtlinie

Datenschutzrichtlinie

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-16

1. Wer wir sind und wer Ihre Daten verarbeitet

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Online-Shop MeetingWelt unter meetingwelt.shop.

MeetingWelt, Schillerstraße 38, 04109 Leipzig, Deutschland ist der Name der Storefront. Operative Betreiberin und datenschutzrechtlich Verantwortliche ist die Leipziger Konferenzhandel Verwaltungs GmbH, eine unabhängige Handelsgesellschaft mit Sitz in Deutschland, spezialisiert auf Organisation, Einkauf und Kundenservice für mehrmarkenfähigen Fachversand im Bereich Arbeitsplatzkommunikation.

Als unabhängiger Fachhändler für Hybrid-Workplace-Kommunikation mit Marken wie Yealink, EPOS, Gigaset, Owl Labs und Fairphone sind wir kein offizieller Herstellershop von Yealink, Fairphone, EPOS, Owl Labs oder Gigaset. Die operative Rolle der Handelsgesellschaft umfasst:

• Operative Führung von Sortiment, Einkauf und Partnersteuerung
• Verantwortung für Bestellabwicklung, Zahlungsabwicklung und Kundenservice
• Pflege von Produktinformationen, Preisdarstellung und Aktionslogik
• Qualitätssicherung, Reklamationsbearbeitung und kontinuierliche Prozessverbesserung

Die Leipziger Konferenzhandel Verwaltungs GmbH ist Betreiberin und operative Verantwortliche der Storefront, die Katalog, Bestellabwicklung und Kundenservice im Auftrag der Handelsgesellschaft bereitstellt. Sie entscheidet über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung bei Bestellung, Zahlung, Versand, Rückgabe und Support auf meetingwelt.shop.

2. Welche Informationen Sie uns geben

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns direkt mitteilen, insbesondere wenn Sie:

• ein Kundenkonto anlegen oder als Gast bestellen: Name, Rechnungs- und Lieferanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sofern angegeben;
• eine Bestellung aufgeben: Bestelldetails, gewählte Artikel aus unserem Sortiment für Videokonferenztechnik, Headsets und Konferenzlösungen, Versandoption, Rechnungsinformationen;
• uns kontaktieren: Betreff und kurze Anliegensbeschreibung, Bestellnummer sofern vorhanden, sowie Inhalte Ihrer Nachricht an support@meetingwelt.shop;
• eine Datenschutz-, Vertrags-, Widerrufs- oder Gewährleistungsanfrage stellen: genaue Fragestellung und betroffener Vorgang, Kontaktdaten für Rückmeldung, Bestellnummer sofern vorhanden;
• Beratungsanfragen vor dem Kauf, Bewertungen oder Rückmeldungen nach der Lieferung senden.

3. Automatisch erfasste Informationen

Bei der Nutzung von meetingwelt.shop erfassen wir automatisch technische Nutzungsdaten, um Shop-Funktion, Sicherheit und Kaufberatung zu gewährleisten:

• Geräte- und Browserinformationen, Betriebssystem, Spracheinstellungen;
• Logdaten wie IP-Adresse, Zugriffszeit, aufgerufene Seiten, Referrer-URL;
• Shop-Interaktionen wie angesehene Produktdetails, Warenkorbaktionen und Checkout-Schritte, einschließlich Anwendung der Coupon-Regeln für z. B. SAVE15;
• Ungefähre Standortableitung aus der IP-Adresse zur Steuerung von Währung in EUR, Versanddarstellung und Betrugsprävention.

Diese Daten werden getrennt von Ihren Bestelldaten ausgewertet, soweit technisch möglich, und nicht zur Identifizierung ohne Anlass zusammengeführt.

4. Transaktions- und Support-Aufzeichnungen

Zur verlässlichen Unterstützung nach der Lieferung führen wir Vorgangsakten zu:

• Transaktionen: bestellte Artikel, Preise, Rabatte, Zahlungsstatus bei Kreditkarte und PayPal, Versandstatus — kostenloser Versand ab 45,00 €, Standardversand 8,00 € — sowie Liefernachweise;
• Rückgaben und Reklamationen: Rückgaben werden innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung akzeptiert; wir dokumentieren Rücksendeanträge, Retourenstatus und Erstattungen ausschließlich mit dieser 30-Tage-Frist;
• Gewährleistung: Garantieinformationen richten sich nach Produktdetails und Supportangaben; hierzu speichern wir Produkt-SN sofern mitgeteilt, Fehlerbeschreibung und Bearbeitungsverlauf;
• Support-Kommunikation: E-Mail-Verlauf, Vorgangsnummern, interne Weiterleitungen und Stellungnahmen in Textform.

5. Zwecke der Verwendung

Wir verwenden Ihre Daten nur für festgelegte, klare Zwecke:

• Vertragserfüllung: Bearbeitung von Bestellungen, Zahlungsabwicklung, Organisation von Versand und Lieferung, Rückabwicklung innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung;
• Kundenberatung und Service: Klare Beratung vor dem Kauf, transparente Versand- und Rückgabeinfos sowie verlässliche Unterstützung nach der Lieferung;
• Qualität und Sicherheit: Qualitätssicherung, Reklamationsbearbeitung, Betrugsprävention, Sicherung des Shops und kontinuierliche Prozessverbesserung;
• Rechtliche Pflichten: Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, Bearbeitung von Vertrags-, Widerrufs- und Gewährleistungsfragen sowie von Datenschutz- und Auskunftsanliegen;
• Verbesserung des Angebots: Pflege von Produktinformationen, Preisdarstellung und Aktionslogik auf Basis aggregierter Nutzungsstatistiken.

Marketing per E-Mail erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung oder im Rahmen der gesetzlichen Zulässigkeit für Bestandskunden mit jederzeitiger Abmeldemöglichkeit.

6. Dienstleister und Weitergabe

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies für den Betrieb als mehrmarkenfähiger Fachhändler erforderlich ist:

• Versand- und Logistikpartner erhalten Name und Lieferanschrift für Zustellung und Retourenabwicklung;
• Zahlungsdienstleister für Kreditkarten und PayPal erhalten transaktionsbezogene Daten zur Autorisierung und Abrechnung;
• IT- und Hosting-Dienstleister für Betrieb, Wartung und Sicherung von meetingwelt.shop;
• Support- und Fachbereiche innerhalb der Handelsgesellschaft, einschließlich gezielter interner Weiterleitung mit Vorgangsnummer.

Eine Weitergabe an Markenhersteller wie Yealink, Fairphone, EPOS, Owl Labs oder Gigaset erfolgt nicht für eigene Werbezwecke dieser Hersteller, sondern allenfalls zur Gewährleistungs- oder Reparaturabwicklung auf Ihren Wunsch. Ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

7. Zahlungsabwicklung

Wir akzeptieren Kreditkarten und PayPal. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über zertifizierte Zahlungsdienstleister:

• Bei Kreditkarte werden Karteninhaberdaten, Prüfziffer und Transaktionsbetrag verschlüsselt an den Karten- und Zahlungsabwickler übertragen; wir speichern keine vollständigen Kartennummern in unseren Systemen.
• Bei PayPal werden Sie zu PayPal weitergeleitet; es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von PayPal. Wir erhalten Zahlungsbestätigung, Transaktions-ID und hinterlegte Versandadresse.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung sowie berechtigte Interessen an sicherer Zahlungsabwicklung.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Speichertechnologien, um Warenkorb, Checkout, Anmeldung und Spracheinstellung in EUR und Deutsch zu ermöglichen:

• Unbedingt erforderliche Cookies: für Navigation, Warenkorb, Checkout-Regeln und Sicherheit; ohne diese ist der Kauf nicht möglich;
• Funktionale Cookies: für Merkzettel, zuletzt angesehene Fachhändler-Artikel und Beratungsinhalte;
• Statistik-Cookies: nur mit Einwilligung zur anonymisierten Reichweitenmessung und Verbesserung vergleichbarer Produktdetails.

Sie können Cookies im Browser verwalten und löschen. Bei Deaktivierung erforderlicher Cookies sind Versandkostenberechnung ab 45,00 €, Codeprüfung und Bestellabschluss eingeschränkt.

9. Sicherheit

Wir schützen Kundendaten durch technische und organisatorische Maßnahmen als Teil unserer Qualitätssicherung:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für Shop, Konto und Checkout;
• Zugriffsbeschränkung nach Rollen für Bestellabwicklung, Zahlungsabwicklung und Kundenservice;
• Protokollierung und Prüfung sicherheitsrelevanter Zugriffe sowie Sicherung in der Warteschlange verarbeiteter Anfragen;
• Regelmäßige Pflege von Produktinformationen, Preisdarstellung und Aktionslogik zur Vermeidung von Fehldarstellungen.

10. Aufbewahrung

Wir speichern Daten nur so lange wie für die genannten Zwecke erforderlich:

• Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsbelege nach handels- und steuerrechtlichen Fristen;
• Support- und Reklamationsvorgänge für die Dauer der Bearbeitung und Gewährleistungsabwicklung nach Produktdetails und Supportangaben;
• Rückgabeunterlagen im Zusammenhang mit der 30-Tage-Frist nach Lieferung für Nachweis- und Abrechnungszwecke;
• Log- und Sicherheitsdaten in der Regel kurzfristig, soweit keine Störungsaufklärung eine längere Speicherung erfordert.

Nach Ablauf werden Daten gelöscht oder anonymisiert.

11. Ihre Wahlmöglichkeiten

Sie bestimmen über Ihre Daten:

• Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung verlangen;
• Der Verarbeitung aus berechtigtem Interesse widersprechen und Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen;
• Daten in einem übertragbaren Format erhalten, soweit technisch umsetzbar;
• Newsletter und Werbe-E-Mails jederzeit abbestellen;
• Cookie-Einstellungen im Browser anpassen und erteilte Statistik-Einwilligungen zurückziehen.

Für Bestell-, Konto- und allgemeine Serviceanfragen wenden Sie sich an support@meetingwelt.shop unter Angabe von Bestellnummer sofern vorhanden, Betreff und kurzer Anliegensbeschreibung. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktages. Es gilt unser Servicefenster Montag bis Freitag 9:00–17:00, samstags 10:00–14:00 (Europe/Berlin); Anfragen außerhalb der Zeiten werden in der Warteschlange gesichert und zu Beginn des nächsten Servicefensters in Eingangsreihenfolge bearbeitet, dringende Versandstopps werden priorisiert.

12. Datenschutz- und Rechtsanfragen

Für Vertrags-, Widerrufs- und Gewährleistungsfragen sowie Datenschutz- und Auskunftsanliegen ist unsere Fachstelle zuständig:

• E-Mail: recht@meetingwelt.shop
• Zuständigkeit: Vertrags-, Widerrufs- und Gewährleistungsfragen sowie Datenschutz- und Auskunftsanliegen
• Vorgehen: Sachprüfung, verbindliche Stellungnahme in Textform, ggf. Einbindung der Geschäftsführung
• Antwortzeit: Antwort in der Regel innerhalb von zwei Werktagen
• Bitte mitteilen: Bestellnummer sofern vorhanden, genaue Fragestellung und betroffener Vorgang, Kontaktdaten für Rückmeldung

Zentrale Erstanlaufstelle bleibt support@meetingwelt.shop für Bestell-, Konto- und allgemeine Serviceanfragen mit Erfassung, Prüfung und direkter Beantwortung oder gezielter interner Weiterleitung mit Vorgangsnummer; Eskalationen an After-Sales bzw. an den Versand-Support erfolgen bei Bedarf durch uns.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in Ihrem Aufenthaltsstaat oder am Sitz unserer Gesellschaft in Deutschland.

13. Minderjährige

Unser Angebot richtet sich an geschäftsfähige Kunden und Geschäftskunden im Bereich Arbeitsplatzkommunikation, nicht gezielt an Kinder. Bestellungen durch Minderjährige bedürfen der Zustimmung der Erziehungsberechtigten. Erlangen wir Kenntnis von Daten Minderjähriger ohne erforderliche Zustimmung, löschen wir diese.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Sortiment, Bestellabwicklung, Zahlungsabwicklung oder gesetzliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die auf meetingwelt.shop veröffentlichte Fassung mit Datum 2026-09-16. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir per Shop-Hinweis oder E-Mail, sofern Sie ein Konto unterhalten.